ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                                                    наказом керівника апарату

                                                                                                                                                                                                    Южного міського суду

                                                                                                                                                                                                    Одеської області

                                                                                                                                                                                                    №8- од/а від 08.09.2022 

ПОЛОЖЕННЯ

про використання підсистеми «Електронний суд»  

1. Загальні положення

1. Положення про підсистему електронного суду (далі -  Положення) встановлює забезпечення обміну процесуальними документами (надсилання та отримання документів) в електронній формі між судами, органами та установами системи правосуддя, між судом та учасниками судового процесу, між учасниками судового процесу.

2. За допомогою сервісу Електронного суду учасники судового процесу можуть подавати до суду процесуальні документи (позовні заяви, клопотання тощо) в електронному форматі.  

3. Використання сервісу Електронного суду регламентується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 (із змінами та доповненнями).

2. Подання позовної заяви (заяви)

 з використанням підсистеми «Електронний суд» 

1. Відповідальна особа канцелярії суду за реєстрацію вхідних електронних документів перед реєстрацією документів, що надійшли в електронній формі, повинна переконатися в тому, що електронний документ доступний для перегляду, адресований органу та оформлений відповідно до вимог законодавства. У разі реєстрації отриманого документу його авторові автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку авторові надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документа.
2. Після реєстрації позовної заяви (заяви) з наданими додатками до неї, в реєстраційній контрольній картці відповідальною особою загальної канцелярії суду додається до номеру провадження буква «Е», що свідчить про надходження позову (заяви) до суду за допомогою сервісу «Електронний суд», а на обкладинці справи робиться запис «Електронний суд».
3. Після отримання суддею матеріалів позовної заяви (заяви), до відкриття провадження по справі, після відкриття провадження у справі, а також на час перебування справи в провадженні судді, секретарем судового засідання, помічником судді, відповідно до їх функціональних обов’язків, до підсистеми «Електронний суд» вносяться всі процесуальні документи та документи, які стосуються розгляду цієї справи.
4. Помічник судді, секретар судового засідання, на час перебування справи в провадженні судді, на всіх процесуальних документах, в яких проставляється номер справи та номер провадження, в номері провадження проставляють відмітку «Е».
5. Помічник судді, секретар судового засідання інформує учасників судового процесу про те, що згідно з  вимогами Положення надсилання в електронному вигляді процесуальних документів до суду має здійснюватися з використанням сервісу «Електронний суд», розміщеному за посиланням: https://cabinet.court.gov.ua.
6. На вимогу всіх учасників судового процесу секретар судового засідання, помічник судді направляє веб-посилання на тексти всіх сформованих судом процесуальних документів по справі, в якій учасник процесу приймає участь:

судові рішення, судові повістки, виклики тощо;

інформацію про отримані та зареєстровані вхідні документи по справі разом з документами в електронному форматі;

інформацію про отримані документи по справі від інших учасників разом з документами в електронному форматі;

електронні документи, що спричинили зміну стану розгляду справи, протоколи автоматизованого розподілу, тощо.

                     3. Подання інших електронних документів

                         з використанням підсистеми «Електронний суд»

1. Скануванню підлягають матеріали судових справ, стосовно яких подані із застосуванням підсистеми «Електронний суд»:

- позовні та інші заяви, скарги та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду;

- матеріали цивільних справ, на рішення яких надійшли апеляційні/касаційні скарги;

- матеріали цивільних справ щодо яких надійшло повідомлення про їх відсутність в електронній справі. 

2. У разі подання заперечення на позовну заяву (заяву) з використанням підсистеми «Електронний суд», по справі, матеріали якої відсутні в електронній справі, скануванню підлягає текст позовної заяви.
3. Необхідність сканування матеріалів усіх інших справ, визначається судом залежно від потреби використання в суді матеріалів судових справ в електронному вигляді, а також враховуючи наявність можливостей щодо технічного забезпечення суду.

 4. Відповідальність

 Відповідальні особи несуть персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання своїх обов’язків під час роботи з підсистемою «Електронний суд», згідно з чинним законодавством.

 5. Заключні положення 

До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни за погодженням з головою суду, що затверджуються керівником апарату.